Leveraging Shared Services Through Synergy

Process Expertise | Áreas de Soporte y Servicios Compartidos

El futuro competitivo de las empresas no está únicamente en la capacidad de mantener o aumentar su participación de mercado en un ambiente globalizado, si no en la posibilidad de conservar una estructura de costos que permita cumplir con dicho objetivo estratégico. Una de las opciones para lograrlo es agrupar las áreas de soporte , mediante los servicios compartidos, ya que permiten unificar varias unidades de negocio con el fin de realizar procesos y actividades administrativas para toda la organización.

Las principales áreas a unificar son :

• Recursos humanos.
• Finanzas / Contabilidad.
• Sistemas.
• Compras.
• Legal / Seguridad.
• Ventas / Cobranza.
• Servicio al Cliente.

Las USC se recomienda principalmente para los siguientes grupos empresariales:

• Empresas con diferentes áreas de negocios.
• Empresas con negocios en diferentes ubicaciones.
• Empresas en la transacción de compra de otros negocios.

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Desafío

El desafío permanente de las organizaciones es crear mecanismos que permitan liberar tiempo a los negocios al agrupar funciones no estratégicas en un ente especializado (outsourcing).Esto permitiría a cada unidad de negocio incrementar el tiempo dedicado para conseguir más y mejores negocios y consolidar su eficiencia operacional. Los diferentes retos a enfrentar por las organizaciones para alcanzar los objetivos propuestos son:

Los números muestran claramente los desafíos y barreras:

  • Incrementar el enfoque a la gestión comercial y al core business (mayor enfoque).

  • Diminuir los gastos de ventas, generales y de administración.

  • Lograr consolidar el modelo de gobierno de la organización.

  • Estandarizar la plataforma electrónica de los distintos negocios.

Soporte y servicios compartidos

Soluciones

Procesos

  • Consolidación de actividades y procesos no estratégicos del negocio.

  • Diseño e implementación de acuerdos en el Nivel de Servicio hacia otras Unidades.

  • Definición y acuerdo en la distribución de costos y gastos.

  • Reingeniería de procesos (consolidación).

  • Elaboración del Plan de Negocio.

RRHH

  • Determinación y valoración de cargas de trabajo.

  • Homologación y estandarización de actividades.

  • Definición de perfiles de puesto.

  • Evaluación de competencias y adecuación perfil-puesto para la nueva Unidad.

ERP

  • Elaboración del RFP’s (request for proposal).

  • Valorar, seleccionar y adaptar la plataforma tecnológica a las necesidades del negocio.

  • Parametrizar e implementar la infraestructura tecnológica.

Infraestructura

  • Diseño de Lay-out de la USC.

  • Definición de flujos de información.

  • Sistema de control de accesos.

Modelo de Gobierno

  • Prácticas de buen gobierno corporativo.

  • Administración fundamentada en la gestión y medición de indicadores y cumplimiento a a los acuerdos de servicio.

Beneficios

Procesos

  • Reducción del costo administrativo.

  • Incremento en la efectividad y eficiencia en los procesos de contratación de servicios y compras.

  • Aprovechamiento de sinergias.

  • Economías de escala.

  • Simplificación administrativa.

  • Aprovechamiento de beneficios tributarios.

RRHH

  • Reducción del costo de nómina

  • Incremento en las competencias del personal y ampliación del plan de carrera.

  • Implementación de una estructura de alto desempeño con vocación de servicio.

ERP

  • Incremento en la productividad.

  • Mejora en la utilización de la capacidad instalada

  • Disminución en el costo de operación.

Infraestructura

  • Optimización de espacios.

  • Aseguramiento de la operatividad

  • Optimización en la inversión de la infraestructura.

Modelo de Gobierno

  • Asegurar la viabilidad de la USC.

  • Cumplimiento al Plan de Negocios.

  • Asegurar la gobernabilidad del modelo.

Nuestros clientes

hacienda real
colpatria
grupo monge
fibra

"Se integraron las sinergias y se re diseñaron los procesos de tal manera que se logró eficientizar la operación, mejorando el nivel de servicio a nuestros clientes internos y externos. Logramos un retorno de 8.4 a 1

- Mario Pacheco Cortés, Presidente Unidad de Inversión Colpatria (Colombia).