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Optimización de Costos
y Eficiencia

OPTIMIZACIÓN DE COSTOS Y EFICIENCIA

Una lucha constante de los empresarios es incrementar sus niveles de venta y este enfoque no necesariamente genera un mayor margen. Hemos visto numerosos casos donde por no administrar adecuadamente los costos y gastos, el incremento en volumen resulta en un menor margen. Enfoquémonos en la administración del gasto. Estos se pueden clasificar en:

• Gastos fijos: son aquellos que, mes a mes, se mantienen más constantes en su monto total, independientemente de las fluctuaciones en el volumen de trabajo realizado. Algunos ejemplos son salarios, impuestos y seguros.
• Gastos variables: son aquellos que cambian en su monto total, relacionado directamente con las fluctuaciones en la producción o volumen de trabajo realizado.

Además, se pueden identificar como:
• Impactables en el corto plazo: son cuentas susceptibles de optimización mediante el desarrollo de estrategias inmediatas.
• Impactables en el mediano y largo plazo: son cuentas relacionadas a activos y pasivos del balance.

COST EFFICIENCY

Desafío

En ocasiones, las empresas comienzan a visualizar sus gastos como algo normal y necesario para la operación, olvidando el potencial de optimización a través de su correcta gestión. Algunas de las razones pueden ser:

  • Falta de planificación en el presupuesto de gastos, sin el sustento para el cálculo de la cantidad estimada por rubro.
  • Carencia de una correcta asignación del gasto por centro de costo, lo que provoca un inadecuado control y medición del mismo.
  • Falta de asignación de responsables sobre el control y gestión por cada rubro del gasto.
  • Ausencia de una cultura organizacional orientada a la racionalización del gasto.
  • Falta de retroalimentación, desconocimiento de las áreas de oportunidad y del cómo cada empleado puede impactar en las acciones de mejora.
  • Comportamiento reactivo y tardío al incumplimiento del presupuesto de gastos, una vez ejecutado el mismo.

Por lo anterior, London Consulting Group apoya a sus clientes a identificar las áreas de oportunidad para optimizar los gastos que puedan ser controlables, y junto con el personal del cliente, definimos e implementamos acciones para racionalizarlos.

Analizamos la forma en que se contratan o incurren en estos rubros de gastos, cuáles son las subcuentas que los componen, cuáles son los disparadores del consumo, quién autoriza el gasto, proveedores del producto o servicio, condiciones actuales del contrato, entre otros. Posterior identificamos las cuatro alternativas de racionalización:

  • Eliminación
  • Restricción
  • Negociación
  • Sustitución

Las acciones para administrar el gasto deben ser continuas, no sólo acciones puntuales o esporádicas. Para ello, nuestra metodología permite que las empresas, a lo largo del tiempo, cuenten con herramientas y procedimientos para sostener las acciones implementadas, impactando positivamente en la rentabilidad del negocio.

 

01.

Optimización de Costos y Eficiencia

Soluciones
  • Modelo de presupuesto de gastos.
  • Análisis detallado de las cuentas de gastos. Clasificación Pareto de las cuentas.
  • Evaluar las cuentas a impactar.
  • Implementación del Comité de Plan de Acción Correctiva.
  • Propuestas de solución para la racionalización del gasto.
  • Mesa de control y asignación de cuentas más importantes a un guardián de cuenta.
  • Definir políticas: niveles de autorización y rangos de operación.
Beneficios
  • Disminución de las cuentas de gasto impactables, mejorando la rentabilidad.
  • Mejora en el índice de cumplimiento al presupuesto de gastos.
  • Visibilidad y transparencia en la ejecución del gasto.
  • Cultura de control de gasto, generando responsabilidad y rendición de cuentas en el personal.

"El manejo del cambio, la dedicación de los miembros del equipo, la metodología aplicada y transferida en las distintas fases del proyecto, fueron de mucha utilidad para nuestro negocio y para el logro de los objetivos fijados, dentro de los que destacan la reducción del gasto en 33% por implementación de estrategias de control."

Presidente, Anacafé (Guatemala)

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