Rannik

Agencias Navieras Rannik, cuenta con más de 100 años en la industria de transporte y logística en República Dominicana, se ha posicionado como un referente de servicios integrales de transporte y logística. Sin embargo, la necesidad de optimizar y estandarizar sus procesos de facturación y cobro así como compra y pagos, así como mejorar la gestión de inventarios y el control de proveedores, se hizo evidente para asegurar eficiencia y transparencia de sus operaciones.

London Consulting Group colaboró con Agencias Navieras Rannik para transformar 2 grandes procesos: Order to Cash (Procesos desde el pedido hasta el cobro) & Procure to Pay (Procesos desde la orden de compra hasta el pago), definiendo roles, estableciendo indicadores, y aplicando herramientas de gestión del cambio para impulsar una cultura de mejora continua. Gracias a esta colaboración, Rannik logró alcanzar nuevos niveles de eficiencia operativa, optimizando sus ciclos de compra y garantizando un control efectivo en la cadena de suministros.

DESAFÍO

SUPERAR OBSTÁCULOS OPERATIVOS DE LA CADENA DE SUMINISTRO

Antes del proyecto, Agencias Navieras Rannik enfrentaba una serie de dificultades en su flujo Procure-to-Pay, incluyendo:

Ausencia de roles claros para aprobaciones y solicitudes de compras, lo que generaba retrasos y riesgos en la toma de decisiones.
Falta de una estructura formal para la clasificación de artículos y proveedores.
Procesos de compra prolongados y sin trazabilidad, lo que limitaba la visibilidad del equipo administrativo.
Dificultades en su flujo Order to Cash, incluyendo:
- Tiempos extensos del Ciclo de facturación y cobro impactando negativamente el flujo de caja.
- No se tiene visibilidad de punta a punta del proceso.
- Baja productividad del personal de la estructura de cobros.

NECESIDADES DEL CLIENTE

Las Agencias Navieras Rannik buscaba optimizar y estructurar sus procesos de compras para lograr una operación eficiente, controlada y alineada con prácticas de gestión moderna. La implementación del sistema Dynamics debía impulsar la eficiencia operativa y permitir una mejor toma de decisiones. Para ello, el cliente estableció los siguientes objetivos:

Optimización del Proceso de Compras

Mejorar cada fase del proceso de adquisición, desde la solicitud hasta la ejecución de órdenes de compra, con un enfoque en eficiencia y precisión en el sistema Dynamics.

Parametrización y Estándares en el Sistema Dynamics

Ajustar Dynamics para centralizar la información y establecer un flujo de trabajo estandarizado que evite duplicidades y errores, además de asegurar que cada usuario tenga roles bien definidos.

Visibilidad y Trazabilidad en Compras y Pagos

Implementar un modelo de seguimiento y trazabilidad en cada etapa del ciclo de compras y pagos, garantizando control y transparencia para los equipos administrativos y operativos.

Automatización y Uso de Herramientas Tecnológicas

Apalancar plataformas tecnológicas para digitalizar y automatizar los procesos, promoviendo el uso intensivo de los sistemas de la empresa para reducir tiempos y costos administrativos.

Balance de Carga y Reestructuración de Roles

Redefinir y equilibrar las cargas de trabajo del equipo de compras y pagos, asegurando una distribución de tareas acorde a sus capacidades y funciones.

Capacitación y Monitoreo

Entrenar a los responsables de cada área en el uso de nuevas herramientas y en la gestión de sus actividades, para fomentar una cultura de monitoreo y supervisión continua.

Indicadores para la Toma de Decisiones

Diseñar indicadores de desempeño clave que proporcionen datos precisos para la toma de decisiones, facilitando el análisis y mejorando la efectividad en la gestión de compras y pagos.

Fomento de una Cultura de Resultados y Mejora Continua

Establecer una cultura organizacional enfocada en resultados, basada en planes de acción y en la generación de valor, y sustentada en la adopción de las nuevas herramientas a todos los niveles de la empresa.

Reducción de los días en todo el ciclo “Order To Cash”

Mejorar los procesos administrativos de facturación, cobro y generación de notas de crédito y uso de la plataformas tecnológicas a lo largo del proceso.

RESULTADOS

IMPACTO OPERATIVO Y CULTURA TRANSFORMACIONAL

El equipo de London Consulting Group trabajó de la mano con Rannik en un proceso metodológico y colaborativo que facilito el rediseño de los flujos de trabajo acompañado de un modelo de gobierno y liderazgo. Las iniciativas más relevantes generaron los siguientes impactos.

Procure-to-Pay (Procesos desde la orden de compra hasta el pago)
• Reducción del 43% en el ciclo de compras.
• Incremento del 66% en órdenes de compra dentro de los tiempos de servicio.
• Importantes ahorros anuales (doble digito) por la implementación de procesos de licitación para los principales grupos de artículos.
• Mayor productividad en el equipo de compras logrando una reducción del tiempo administrativo en un 22% y digitalización de reportes.
• Trazabilidad y transparencia por medio de la implementación de tableros de Power BI con conexión a Dynamics, permitiendo visibilidad en cada fase del proceso P2P.
Order To Cash (Procesos desde la facturación hasta el cobro)
• Reducción de un 65 % en los días de Facturación.
• Incremento de un 53% en la productividad del personal de facturación de las diferentes unidades de negocio.
• Reducción de un 61% en el promedio de días de cobro.
• Definición de roles, responsabilidades y actividades para garantizar sincronizar esfuerzos y garantizar resultados.
• Implementación de 8 foros interdisciplinarios enfocados en una cultura de resultados a nivel estratégico, táctico y operativo.

Optimización del Sistema Dynamics

Se reestructuraron los módulos de compras, adquisiciones y cuentas por pagar, definiendo claramente roles y flujos de aprobación para agilizar el proceso.

Automatización de Reportes

Se eliminaron reportes manuales, disminuyendo significativamente el tiempo administrativo y mejorando la eficiencia.

Consultas SQL y Power BI

Se crearon 9 consultas SQL y más de 40 métricas en Power BI, brindando visibilidad en tiempo real y control operativo del proceso Procure-to-Pay.

Capacitación en Toma de Decisiones

Más de 12 colaboradores fueron capacitados en análisis e interpretación de datos, mejorando el uso de información para decisiones estratégicas.

Aumento de la Eficiencia Operativa

La digitalización y el análisis de datos permitieron una obtención rápida y precisa de información, optimizando el uso de recursos.

Optimización Integral de Procesos

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