¿Qué es la gestión de procesos de negocio (BPM)?

La gestión de procesos de negocio (BPM) es esencial para mantener la eficiencia operativa, pues permite que las empresas puedan mejorar sus procesos.

Pero ¿sabes qué es exactamente la gestión de procesos de negocio? En este artículo te explicamos en detalle qué es BPM, para qué sirve y cómo puede ayudarte en la optimización de tareas, reducción de errores y más. 

¿Qué es BPM?

La Gestión de Procesos de Negocio (BPM, por sus siglas en inglés) es una metodología cuyo objetivo es identificar, analizar, perfeccionar, optimizar y diseñar de forma continua y sistemática la estrategia y los procesos internos de una organización.

La eficiencia y agilidad empresarial mejoran cuando las compañías optimizan sus operaciones, organizando sus tareas, eliminando pasos superfluos y agilizando los flujos de trabajo mediante la automatización de tareas.

¿Qué tipos de BPM hay?

Conozca los tres tipos de gestión de procesos de negocio (BPM) a fondo para que pueda aplicarlos cuando sea necesario.

BPM centrada en la integración

Este tipo de gestión de procesos de negocio (BPM) se centra en aquellos que requieren poca intervención humana, es decir, los que dependen en gran medida de las API y los sistemas tecnológicos. 

Su función principal es interconectar bases de datos o sistemas para que operen de manera conjunta, eliminando la necesidad de gestión manual de tareas realizadas por personas.

BPM centrada en las personas

Este tipo de BPM prioriza la intervención humana, especialmente en tareas que demandan aprobación o toma de decisiones, a diferencia de las tareas meramente automatizadas.

Para lograrlo, se suelen emplear interfaces de usuario sencillas que permiten a los equipos ejecutar o asignar diversas tareas, lo que agiliza los procesos.

BPM centrada en documentos

Este tipo de gestión se centra en documentos o flujos de trabajo donde los documentos son clave. 

Implica la creación, revisión, aprobación, envío o almacenamiento de archivos como informes, contratos y facturas. 

A continuación, sintetizamos los tipos de BPM para una mejor comprensión:

¿En qué consiste BPM?

La gestión de procesos de negocio (BPM) consta de varias fases que permiten a los equipos identificar oportunidades de optimización y establecer métricas para evaluar el avance.

A continuación, se presentan los cinco pasos clave que la constituyen:

1. Identificación y modelado de procesos

El primer paso en la Gestión de Procesos de Negocio (BPM) es identificar y comprender los procesos internos de la empresa. 

Para lograrlo, es fundamental desglosar las actividades, los documentos y las decisiones que componen los flujos de trabajo. El uso de diagramas o mapas de procesos puede simplificar esta tarea. 

Modelar los procesos proporciona una visión detallada del funcionamiento de cada área, lo que ayuda a identificar tareas redundantes y a establecer las bases para la mejora continua. 

2. Análisis y optimización

Una vez identificados los procesos, se debe realizar un análisis para detectar ineficiencias (pasos innecesarios, fallas frecuentes, etc.) con el fin de corregirlas y evitar que se repitan.

Este diagnóstico servirá de base para diseñar propuestas de mejora que optimicen el flujo general. Esto se logrará simplificando procesos, eliminando redundancias, reasignando responsabilidades e incorporando herramientas.

El objetivo principal es agilizar los procesos sin comprometer la calidad de los productos o servicios ofrecidos a los clientes. 

3. Automatización

La optimización de procesos facilita la identificación de tareas automatizables. 

Esto es fundamental para actividades repetitivas, como la generación de informes, ya que permite que los equipos dediquen su tiempo a labores más estratégicas y reduce los errores manuales.

4. Monitorización y control

Con el proceso en marcha, el comportamiento se debe monitorear en tiempo real. Esto significa dar seguimiento a los indicadores clave de desempeño (KPIs) para determinar si los objetivos se están alcanzando o si hay áreas que necesitan ajustes.

Gracias a este monitoreo, se pueden tomar mejores decisiones y reaccionar rápidamente ante desviaciones o caminos equivocados. Por ello, en esta fase son cruciales las herramientas digitales que facilitan la visualización de los avances y generan alertas y estadísticas en tiempo real. 

5. Mejora continua

La gestión de procesos de negocio exige una atención y mejora continuas, no se trata de un ejercicio puntual. 

Es crucial revisar los cambios implementados para asegurar su adaptación a nuevos contextos o actualizaciones tecnológicas, garantizando así su eficiencia y relevancia a lo largo del tiempo.

¿Cuáles son las ventajas de la gestión de procesos de negocio?

Las soluciones BPM ofrecen múltiples beneficios para las empresas. Entre los más destacados están los siguientes:

1. Eficiencia y ahorro de costos

Los sistemas BPM facilitan la optimización de procesos, lo que se traduce en una reducción de errores y cuellos de botella, incrementando así la eficiencia y la productividad. 

Esta mayor agilidad y menor presión permiten a las empresas alcanzar sus objetivos de negocio más rápidamente y destinar recursos a otras tareas o áreas de alta prioridad. 

2. Mejora de la experiencia de colaboradores y clientes

La eliminación de tareas repetitivas y la mejora de la accesibilidad a la información optimizan la experiencia tanto para empleados como para clientes.

Con procesos definidos, los empleados pueden enfocarse mejor en sus responsabilidades y acortar sus curvas de aprendizaje.

Simultáneamente, los clientes se benefician de procesos más eficientes y fiables, lo que se traduce en una mejor atención, tiempos de respuesta reducidos y menos errores en la entrega de productos o servicios. 

3. Procesos más escalables

Uno de los desafíos clave es asegurar que los procesos crezcan al ritmo de la organización.

La gestión de procesos de negocio (BPM) permite estandarizar y documentar las operaciones, facilitando su adaptación ante cambios significativos en la empresa, como la apertura de nuevas sedes o el aumento de clientes. 

Esto, a su vez, mejora la ejecución y automatización de los flujos de trabajo, permitiendo escalar los procesos a otras geografías y, consecuentemente, generar nuevas oportunidades de negocio e impulsar la innovación en el sector.

4. Mayor transparencia

La automatización de procesos asigna responsabilidades claras a los propietarios de las tareas, lo que aumenta la transparencia sobre las funciones y el progreso de cada una. Esto mejora la comunicación entre equipos, facilitando el logro de los objetivos.

Esta claridad es fundamental para líderes y directivos, especialmente en auditorías y detección de errores, permitiéndoles tomar decisiones basadas en datos concretos, en lugar de suposiciones.

5. Menos dependencia de los equipos de desarrollo

BPM ofrece funciones de bajo código que eliminan la dependencia de los equipos de desarrollo. 

Esto permite a los usuarios implementar estas herramientas de forma rápida y sencilla, facilitando la automatización de procesos en las diversas áreas o departamentos de una empresa. 

¿En qué áreas puede funcionar BPM?

El software de gestión de procesos de negocio proporciona estructura a diversos procesos. Algunos ejemplos de aplicaciones exitosas incluyen:

Atención al cliente

Mediante la Gestión de Procesos de Negocio (BPM), los equipos de atención al cliente pueden identificar las preguntas frecuentes de los usuarios y programar chatbots para responderlas, lo que reduce la carga de trabajo del equipo en momentos de alto volumen de solicitudes de servicio. 

Esto permite ofrecer respuestas más rápidas y personalizadas, adaptadas a las necesidades específicas de la empresa.

Operaciones

El BPM simplifica el modelado y la optimización de los pasos en la cadena de suministro, desde la adquisición de materias primas hasta la entrega del producto final. Esto es especialmente crucial para empresas en sectores como logística o manufactura, donde el área operativa es fundamental.

Esto se traduce en una reducción de los tiempos improductivos, la eliminación de errores manuales y una mayor trazabilidad de cada fase del proceso.

Además, la integración de sistemas y la automatización de procesos resultan en operaciones más ágiles y adaptables, lo cual es de gran valor para empresas con altos volúmenes de producción o que necesitan responder rápidamente a los cambios en la demanda. 

Ventas y marketing

La Gestión de Procesos de Negocio (BPM) optimiza la colaboración entre los equipos de marketing y ventas.

La automatización de acciones como la calificación de leads, el envío de propuestas y la renovación de contratos asegura un seguimiento constante, evitando la pérdida de prospectos.

En marketing, la BPM facilita la gestión integral de campañas, desde la planificación y creación de contenido hasta la publicación y el análisis de resultados.

La automatización de flujos de trabajo reduce la dependencia de tareas manuales, permitiendo el lanzamiento frecuente de campañas con un mayor control de su impacto.

¡Impulsa la eficiencia de tu empresa con la gestión de procesos de negocio!

Adoptar una metodología BPM no solo mejora la eficiencia operativa, sino que también representa una estrategia de trabajo más inteligente. 

Al definir, automatizar y controlar los procesos, se optimizan los recursos, se minimizan los errores y se aprovecha mejor el tiempo de todos los equipos. 

Esto no solo mejora la productividad, sino que también optimiza la experiencia del cliente y fomenta el crecimiento empresarial de forma estructurada.