Mejorar la eficiencia operativa es uno de los grandes objetivos de las empresas, pues permite conseguir más resultados sin aumentar el tiempo de trabajo ni destinar más recursos a ello. Sin embargo, no es tan sencillo.
Por esta razón, en este artículo vamos a ver qué es la eficiencia operativa, cuáles son los 5 consejos clave para lograrlo y las ventajas que se pueden obtener dentro de una organización.
La eficiencia operativa hace referencia a la capacidad que tiene una compañía para lograr sus metas con el menor desperdicio posible, recursos y esfuerzo. Es decir, que cada parte del negocio funcione como un engranaje bien afinado.
Gracias a este proceso, se elimina cualquier desperdicio o ineficiencia dentro de los procesos internos, optimizando el uso de los recursos humanos, financieros y tecnológicos disponibles.
Lo anterior puede ser muy efectivo y traer grandes beneficios, pero para conseguirlo, las empresas tienen que tomar en cuenta algunos consejos clave:
Para mejorar la eficiencia operativa, un paso esencial es identificar las tareas o actividades que se realicen constantemente y que consumen tiempo valioso.
Por ejemplo, enviar emails de seguimiento o generar reportes suelen ser procesos que, si se llevan a cabo manualmente, frenan el ritmo de trabajo y hacen crecer el margen de error.
En este sentido, la automatización de procesos permite que este tipo de tareas se realicen de forma más rápida, precisa y sin intervención humana constante.
Además, libera al personal para que pueda enfocarse en actividades más estratégicas que sí requieren pensamiento crítico o interacción directa.
Por ejemplo, en logística retail, se pueden emplear sistemas de gestión para actualizar inventarios en tiempo real y generar alertas para que nadie deba revisarlo manualmente.
Lo mejor es que este proceso no siempre implica una gran inversión en tecnología. Actualmente, hay opciones que ofrecen soluciones escalables para pequeñas y medianas empresas. Lo más importante es identificar qué tareas son repetitivas, cuánto tiempo se dedica a ellas y cómo ayudaría automatizarlas.
Al hacerlo, se construye una base sólida para mejorar la eficiencia operativa sin sobrecargar a tu equipo ni comprometer la calidad del trabajo.
Cuando se desea mejorar la eficiencia operativa, se deben tomar decisiones con base en datos concretos. Si bien la intuición puede ayudar, si no se sabe con claridad qué procesos funcionan y cuáles no, no se pueden optimizar.
Para esto, es necesario tener definido un grupo de indicadores (KPIs) que, según los objetivos y visión de la organización, pueden variar. Estos son importantes porque permiten medir el desempeño de un proceso o departamento específico.
Entre los más importantes se encuentran:
Establecer KPIs te ayuda a:
Lo ideal es empezar con indicadores simples y relevantes para tu empresa. Tienes que elegir aquellos que realmente aporten valor y den una visión general sobre el funcionamiento operativo.
Las herramientas y los procesos, por más avanzados que sean, pueden perder efectividad si quienes los realizan o los emplean no están bien capacitados. Por eso, una parte vital para mejorar la eficiencia operativa es invertir en capacitación continua.
Cuando los colaboradores entienden su rol, su importancia y dominan las plataformas con las que trabajan, pueden tomar mejores decisiones, evitar errores y lograr una mejor autonomía, reduciendo dobles trabajos.
Ten en cuenta que la capacitación no siempre debe consistir en cursos o certificaciones costosas. Se puede optar por sesiones internas entre equipos, invitar a expertos a charlas profesionales o compartir recursos como webinars o tutoriales.
Además, cuando el equipo siente que la organización invierte en su desarrollo, suele estar más motivado y comprometido con los objetivos organizacionales, lo que es clave para que todo fluya mejor.
Hay una conexión muy estrecha entre la productividad y el nivel de digitalización de las empresas. Sin embargo, las organizaciones suelen obtener solo un 25 o 30% del valor esperado a partir de las transformaciones digitales que llevan a cabo.
Lo anterior, debido a que no aprovechan sus fortalezas y no actualizan sus estrategias de acuerdo con las herramientas que tienen a la mano. Por ejemplo, muchas veces, se incorporan plataformas para automatizar procesos de recursos humanos, pero se continúan usando las mismas prácticas y políticas que se tenían antes y, por tanto, los resultados no cambian.
Al apoyarse de nueva tecnología, como aquella que ofrece la centralización de datos, también se puede obtener información más precisa sobre los colaboradores o tendencias relacionadas con la gestión de nóminas.
Incluso, la IA a largo plazo puede ayudar a validar una gran cantidad de datos para que los líderes puedan tomar mejores decisiones para el futuro de la empresa, a partir de las tendencias de mercado o los cambios que se presenten.
En un mercado laboral tan competitivo y cambiante, es importante monitorear y medir constantemente lo que se está haciendo para mejorar la eficiencia operativa.
De esta forma, es más sencillo mantenerse enfocado en lo que realmente marca la diferencia. Evaluar el progreso también ayuda a medir la eficacia de las políticas que se llevan a cabo, identificar áreas de mejora en el corto plazo y hacer adaptaciones frente a cambios internos y externos.
Por ejemplo, si se detectan procesos ineficientes relacionados con desafíos de capacitación, se pueden implementar nuevas estrategias y tácticas antes de que pase demasiado tiempo, logrando resultados más efectivos.
Recuerda que la mejora de la eficiencia operativa no es un objetivo que se alcanza una sola vez, sino un trabajo de todos los días. Por eso, es importante dar seguimiento a los avances logrados y detectar nuevas oportunidades de optimización.
A través de la eficiencia operativa, las empresas pueden lograr diferentes objetivos, que son clave para crecer. Entre ellos, se encuentran:
Al identificar y mitigar procesos ineficientes o repetitivos, es posible eliminar gastos innecesarios, optimizar los recursos y reducir los tiempos muertos que no aportan valor a la empresa.
Además, con esto se puede hacer más con menos, traduciéndose en un ahorro significativo que impacta en la rentabilidad de la organización.
Al optimizar los procesos, los colaboradores pueden desempeñarse de manera más fluida y organizada.
De esta manera, se reduce el tiempo que se dedica a las tareas diarias e incrementa la capacidad de entrega sin tener que contratar más personal.
Tiene un impacto positivo en la calidad que se ofrece dentro de una empresa. Al tener procesos estandarizados, disminuye la probabilidad de errores, mejorando la reputación de la compañía.
Lograr una disminución en precios y un aumento en la productividad, potencia la rentabilidad empresarial, ya que se pueden generar más ingresos con los mismos recursos.
Esto brinda una ventaja competitiva a mediano y largo plazo.
Implementar estos 5 consejos clave para mejorar la eficiencia operativa puede ser el primer paso hacia un negocio más ágil, productivo y rentable. Sin embargo, lograr un cambio real y sostenible requiere una estrategia integral que se adapte a las necesidades específicas de tu empresa.
En London Consulting Group, te podemos ayudar, pues contamos con la experiencia y las herramientas necesarias para acompañarte en cada etapa del proceso, permitiéndote tener una mejor planeación de operaciones y alcanzar los resultados que buscas.
Ya sea a través de la automatización de procesos o la capacitación de tu equipo, estamos aquí para ayudarte a mejorar la eficiencia operativa y llevar tu negocio al siguiente nivel.
Contáctanos para comenzar a transformar la forma en que tu empresa opera y asegurarte de que estás aprovechando al máximo tus recursos.
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