El rediseño de procesos es un elemento esencial para las operaciones de las empresas, ya que permite hacer una revisión completa de todas las tareas que se realizan y mejorar medidas para potenciar el retorno de inversión, reducir costos y mejorar la calidad de servicios.
Transformando la manera en que una organización opera, se eliminan tareas innecesarias y se logra una automatización de procesos, permitiendo que la productividad crezca.
Conoce cuáles son las claves para lograr una compañía más eficiente por medio del rediseño de procesos.
El rediseño de procesos permite lograr mejoras significativas en cuanto a rendimiento, rentabilidad y competencia. Entre sus ventajas destacan:
Al impulsar mejoras en operatividad y rendimiento, es más sencillo detectar áreas o acciones deficientes y erradicarlas.
En ocasiones, los procesos se ven obstaculizados por tareas repetitivas o redundantes, y si se optimizan estos procesos, es posible reducir tiempos de operación y gastos relacionados, logrando un ahorro importante.
Cuando los procesos internos son más efectivos dentro de una empresa, la experiencia del cliente mejora.
Lograr una mayor rapidez en entregas, precisión en pedido y atención excepcional marca la diferencia entre las compañías.
Al trabajar en el rediseño de procesos, se pueden agilizar procesos, fidelizar clientes y tener un crecimiento mucho más rápido.
Optimizar acciones es muy importante para la mejora de los productos y servicios, pues permite detectar y eliminar errores y defectos.
Al estandarizar los procesos, aplicar las mejores prácticas e incorporar controles de calidad, las organizaciones tienen la oportunidad de ofrecer mejores opciones a sus clientes, potenciando su satisfacción y lealtad.
Los colaboradores son el motor de cualquier organización, pero para potenciar sus resultados es clave tener roles definidos y eficientes.
El rediseño de procesos permite que todos tengan mayor claridad sobre su papel y se enfoquen en las tareas con mayor valor estratégico, mientras que otras tareas repetitivas se automatizan o simplifican.
Este enfoque ayuda a reducir el estrés y la carga de trabajo, mejorando su motivación y compromiso.
Vamos a ver los principales cambios que puedes notar al optimizar el rediseño de procesos:
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Elemento |
Antes del rediseño |
Después del rediseño |
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Tiempo de entrega |
Largos y con retrasos |
Más cortos y predecibles |
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Errores en operaciones |
Frecuentes por tareas manuales |
Disminuidos por automatización |
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Experiencia del cliente |
Inconsistente |
Más ágil y personalizada |
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Roles de los colaboradores |
Poco definidos |
Claros y enfocados a tareas clave |
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Costos operativos |
Altos por ineficiencias |
Reducidos por optimización |
El rediseño de procesos se basa en tres pilares principales: personas, tareas y tecnologías.
Gracias a ellos, es mucho más sencillo encaminar una compañía al éxito y al logro de sus objetivos. Vamos a ver cada uno en detalle:
Las organizaciones nunca funcionarían sin personas que realicen los procesos y tareas en pro de un objetivo en común.
Se trata del activo más importante, por lo que su papel ha ganado el valor correspondiente y hoy en día, hay un enfoque más ontológico de la condición de los colaboradores.
Pueden, incluso, llegar a representar una ventaja competitiva por su valor diferencial para hacer que los negocios prosperen, mientras se desarrollan profesionalmente y obtienen experiencia y aprendizaje.
Dentro de los procesos de las empresas, hay actividades que, a nivel operativo, las personas llevan a cabo para que haya un funcionamiento adecuado.
Anteriormente, muchas tareas eran manuales y repetitivas, pero a partir de la digitalización, se ha logrado la automatización de muchas acciones, mejorando la eficiencia de las organizaciones.
El rediseño de procesos ayuda a disminuir el tiempo dedicado a estas actividades y enfocarse en áreas de mayor relevancia para el crecimiento del negocio.
La transformación digital ayuda a reducir los errores humanos dentro de los diferentes procesos y lograr resultados más efectivos con menos recursos.
Para implementar estas tecnologías, es importante que haya una capacitación para el personal, con el fin de que conozcan a fondo cómo emplear y sacar el máximo provecho de las herramientas para que la inversión valga la pena.
El rediseño de procesos conlleva un par de acciones que tienen que realizarse adecuadamente para que se tenga éxito.
A continuación, detallamos las claves para asegurar que su implementación sea efectiva y aporte valor a tu empresa.
Lo primero es realizar un seguimiento de todos los procesos que se llevan a cabo actualmente y crear una lista.
Si no se sabe en qué se está trabajando, es difícil realizar un verdadero cambio dentro de tu organización.
Además, es importante detectar qué áreas están funcionando y cuáles no, tomando en cuenta todos los flujos de trabajo. Se debe trabajar en todos aquellos en los que se detecten ineficiencias.
El propósito del rediseño de procesos es conseguir metas concretas, y para ello, las tareas tienen que dirigirse hacia un objetivo en común.
Se deben establecer de manera estratégica, ya que funcionarán como brújula para guiar todo el proceso y ayudarán a medir el éxito de las nuevas estrategias que se implementen.
Toma en cuenta que las metas tienen que ser relevantes y alcanzables, de acuerdo con las necesidades actuales de tu negocio.
Incorporar tecnología y automatización es una de las maneras más inteligentes de lograr el rediseño de procesos.
Actualmente, existen muchas opciones que pueden ayudar a potenciar la eficiencia de las operaciones, por ejemplo, ERPs, CRMs, etc.
Esto no solo te ayudará a ahorrar tiempo, sino que permitirá mejorar la calidad de trabajo y liberar a los colaboradores para que se dediquen a tareas con mayor impacto en los resultados de la compañía.
En vez de separar las tareas o actividades en flujos independientes, lo mejor es integrarlas en uno mismo.
El rediseño de procesos tiene que buscar la consolidación de las tareas empresariales y esto se puede conseguir a través de plataformas que permitan una mejor comunicación y coordinación entre los diferentes departamentos y equipos.
Por ejemplo, un sistema ERP puede conectar el área de ventas con control de inventarios y logística, permitiendo que, cuando se lleve a cabo una venta, el stock se actualice automáticamente y se inicie el proceso de envío sin intervención manual.
Una vez que se hayan decidido las herramientas y los flujos de trabajo más novedosos y adecuados para la empresa, es necesario que se implementen de manera efectiva.
Esto, por medio de capacitaciones que permitan que todos los colaboradores que lo necesitan reciban la información y los conocimientos requeridos para aprovechar al máximo las herramientas.
Puede parecer algo insignificante, pero tiene un impacto muy importante en los resultados de las empresas.
Se debe dar el poder de toma de decisiones a las personas que están encargadas de determinados procesos.
Si hay muchos niveles de aprobación para un procedimiento cotidiano o simple, pregúntate por qué es así y trabaja para deshacerte de trámites burocráticos innecesarios.
El rediseño de procesos no acaba cuando se implementan los cambios dentro de una empresa. Se tienen que monitorear los resultados de manera periódica para poder realizar ajustes cuando se requiera.
A través del uso de indicadores clave de rendimiento (KPIs) es más sencillo evaluar qué tanto se están cumpliendo las metas y en caso de detectar ineficiencia, detectar las causas y hacer los cambios correspondientes.
A través de herramientas omnicanal, es posible integrar los canales de atención a los clientes, incluidos email, redes sociales, chat y teléfono, en una misma plataforma.
De esta manera, se gestionan más efectivamente, se evitan retrasos y no hay duplicidad de esfuerzos, mejorando la atención a los consumidores y potenciando la imagen de la empresa.
Gracias al rediseño de procesos, se pueden optimizar las cuentas por pagar o demás acciones que requieren revisión manual.
Por ejemplo, mediante un sistema de validación automática, se aceleran tareas, se evitan errores y se puede mejorar la relación con socios y proveedores.
Innovar en la incorporación de nuevos colaboradores puede marcar la diferencia. Usando plataformas digitales, se pueden realizar trámites en línea, recibir capacitaciones online, y tener acceso a diversas herramientas de trabajo.
Gracias a ello, se puede reducir el tiempo de onboarding hasta en un 75%, lo que ayuda a las empresas a estar listas más rápido para responder a sus necesidades y seguir creciendo.
Vamos a ver algunos otros ejemplos de rediseño de procesos en la siguiente tabla:
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Área/proceso |
Problema antes del rediseño |
Solución con el rediseño |
Resultado alcanzable |
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Atención al cliente |
Canales de comunicación desorganizados, respuestas lentas |
Implementación de una plataforma omnicanal |
Reducción del tiempo de respuesta en un 40% |
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Cuentas por pagar |
Revisión manual de facturas y pagos demorados |
Automatización del flujo de validación y aprobación de pagos |
Reducción de errores en un 60% y mejora de relaciones con proveedores |
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Control de inventario |
Inventarios desactualizados y sobrecostos por pedidos innecesarios |
Integración de ERP con área de ventas y compras |
Reducción del sobrestock en un 30% y mejora en disponibilidad de productos |
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Gestión comercial (ventas) |
Falta de seguimiento y duplicación de esfuerzos |
Implementación de CRM con automatización de tareas de venta |
Incremento del cierre de oportunidades en un 25% |
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Solicitud de vacaciones |
Proceso manual, con hojas físicas y largos tiempos de aprobación |
Automatización del flujo de aprobación con sistema interno |
Tiempo de respuesta reducido de 5 días a 24 horas |
El rediseño de procesos es una herramienta fundamental para mejorar la eficiencia, reducir costos y fortalecer la competitividad de una empresa.
En London Consulting Group, entendemos que cada empresa es única y enfrenta desafíos específicos, por lo que ofrecemos soluciones personalizadas para optimizar sus procesos.
A través de un análisis exhaustivo de sus flujos de trabajo y con la integración de la tecnología necesaria, así como la adaptación a la misma, ayudamos a las empresas a alcanzar un mejor nivel de eficiencia y rentabilidad.
¡Contáctanos para que te guiemos hacia un rediseño de procesos exitoso a mediano y largo plazo!