Asset Management: por qué es crucial para el crecimiento empresarial

El Asset Management, o gestión de activos, es una práctica muy importante para el crecimiento empresarial y digital, maximizar la eficiencia operativa y aumentar la rentabilidad.

En este artículo, vamos a explorar en detalle a qué se refiere el concepto, cómo funciona dentro de las organizaciones, su impacto en la seguridad de los activos y el papel que tiene dentro de la optimización de costos. 

¿Qué es el Asset Management?

El Asset Management se refiere al proceso que involucra planificar, implementar y supervisar el ciclo de vida completo de los activos de una compañía para poder optimizar su valor y el rendimiento que ofrece. 

Se debe llevar a cabo dentro de todos los departamentos de una empresa para cubrir todos los procesos, como diseño, explotación, mantenimiento de infraestructura, construcción, etc., para mejorar el rendimiento, maximizar la utilidad en el tiempo y reducir los costos. 

Los activos pueden ir desde propiedades y equipos, hasta propiedad intelectual y recursos humanos, por lo que para gestionarlos eficientemente, se requieren estrategias, tecnologías y prácticas que ayuden a tomar decisiones informadas sobre uso, adquisición, mantenimiento y actualización.  

¿Por qué es importante el Asset Management?

La importancia de la gestión de activos tiene que ver con la necesidad de las compañías de minimizar costos para maximizar su margen de beneficios. Por ello, el objetivo es reducir el gasto por posesión de activos y extraer de esto el máximo rendimiento.

En este contexto, el Asset Management se convierte en una herramienta clave, pues no solo se trata de llevar control de los activos, sino de administrarlos inteligentemente para maximizar el valor, reducir pérdidas y tomar decisiones con base en datos confiables.

A continuación, veamos por qué la gestión de activos es una necesidad empresarial:

1. Optimización de recursos

Cuando una organización sabe exactamente qué activos tiene, dónde están, en qué estado se encuentran y cómo se están utilizando, es mucho más fácil identificar ineficiencias, evitar compras innecesarias y programar mantenimientos preventivos de maquinaria y demás activos.

Esto se traduce en gastos operativos reducidos y una mejor planificación y uso del presupuesto que se posee.

2. Mejora en la toma de decisiones

Tener datos actualizados y centralizados sobre los activos de la organización ayuda a que las áreas directivas tomen decisiones más informadas, por ejemplo, cuándo se debe renovar equipo o cómo distribuir mejor los recursos entre los departamentos o proyectos. 

Esto es muy importante porque, en momentos críticos, la capacidad de responder rápidamente con base en información real y actual marca la diferencia. 

3. Mayor control y trazabilidad

El Asset Management permite establecer procesos claros de seguimiento, auditoría y actualización, lo que hace que las empresas tengan un mejor control en todo momento, incluso, cuando desean escalar sus operaciones.

Además, facilita la trazabilidad, es decir, se puede saber qué activos se usan, quiénes los emplean, cuándo y con qué fin. 

Esto no solo ayuda internamente, sino que también puede ser clave para cumplir con auditorías externas o normativas legales.

4. Base sólida para el crecimiento empresarial

La gestión de activos no solo es una solución para el corto plazo o el presente, sino también una base esencial para crecer empresarialmente de manera sostenible.

Al tener claridad sobre lo que tienes y cómo lo utilizas, es más fácil escalar operaciones, abrir nuevas unidades de negocio o expandirse a otros mercados con orden y sin improvisaciones.

¿Qué aspectos son clave en el Asset Management?

El Asset Management es muy importante por diferentes razones dentro de lo financiero. Vamos a ver los puntos más relevantes:

1. Decisiones de inversión

Las decisiones de inversión son parte esencial del Asset Management porque estas se basan en el análisis de elementos como: perfil de riesgo de inversionistas, objetivos financieros, condiciones de mercado, etc.

Para tener una buena gestión de activos, por tanto, debes tener la capacidad de: 

• Evaluar distintos tipos de activos (acciones, fondos, bonos, etc.).
• Considerar la diversificación para reducir riesgos.
• Estar al día con tendencias económicas y factores externos, como la inflación.

2. Gestión de cartera

La cartera es un conjunto de activos que una empresa o persona posee, y se requiere un enfoque de balance entre riesgos y rentabilidad para mantenerla saludable.

Un buen Asset Management puede marcar la diferencia porque permite identificar y aprovechar oportunidades en el mercado y proteger el capital ante escenarios adversos. 

3. Gestión de riesgos

Las inversiones siempre implican riesgo, pero lo que marca la diferencia es saberlo gestionar inteligentemente. Por ello, se deben identificar, analizar y mitigar los posibles factores que pueden afectar los rendimientos de la cartera negativamente.

Para ello, hay diferentes enfoques de gestión de riesgo:

• Análisis cualitativo y cuantitativo de los activos.
• Coberturas financieras.
• Límites de exposición, es decir, cuánto se está dispuesto a perder.

4. Monitoreo del rendimiento

Cualquier estrategia de Asset Management requiere supervisión constante. Así es más sencillo identificar si se está cumpliendo con los objetivos trazados y hacer modificaciones cuando se necesite. 

Así es más sencillo tener un control y claridad, evitando que los cambios en el mercado afecten negativamente las inversiones. 

¿Qué tipos de Asset Management hay?

Existen diferentes tipos de gestión de activos, es decir, elementos que hacen funcionar una organización. Vamos a ver los más importantes:

1. Gestión de activos de hardware

Se enfoca en el ciclo de vida de los activos físicos que se emplean en las operaciones diarias de una entidad, incluidas computadoras, controladores, equipos, módems, etc.

De esta manera, es más sencillo identificar cuándo realizar ajustes o cambios según las necesidades de la compañía, ya sea para reducir costos o incrementar la eficiencia.

2. Gestión de activos de software

Es similar a la de hardware, pero se encarga de los activos intangibles, es decir, aplicaciones, licencias, etc.

Gracias a esto, las empresas pueden mantener las licencias de software activas, actualizadas y en cumplimiento normativo. Además, es más sencillo identificar qué funciona y qué no, reduciendo los gastos innecesarios.

3. Gestión de activos en la nube

Hoy en día, muchas organizaciones, en lugar de emplear aplicaciones locales, optan por recursos en la nube para disminuir costos y ahorrar en almacenamiento.

A través de esta gestión, las empresas pueden dar seguimiento a estos elementos, garantizando que se integren adecuadamente en los sistemas físicos y se usen según las normativas.

¿Cuáles son las etapas del Asset Management en las empresas?

El proceso de Asset Management está compuesto por diferentes etapas, que se interconectan para maximizar el valor de los activos de las empresas. Vamos a ver cada una:

1. Planificación estratégica de activos

En esta fase, las organizaciones tienen que ser capaces de identificar sus objetivos y necesidades a largo plazo.

Además, es importante tener claros los activos que posee la empresa, que van desde maquinaria y vehículos, hasta software, licencias, etc. 

Asimismo, se debe definir cómo los activos contribuirán a los objetivos para tomar mejores decisiones, basadas en datos, sobre cuáles adquirir y cómo gestionarlos de forma eficiente.

2. Adquisición y despliegue

Cuando se tiene establecida una estrategia empresarial, las compañías tienen que adquirir los activos necesarios y desplegarlos de manera inteligente.

Esto puede incluir, por ejemplo, evaluación de proveedores, negociación de contratos, implementación de tecnologías o sistemas, entre otros. 

También es fundamental establecer reglas y personas encargadas. Determina quién será responsable de gestionar cada categoría de activos y cómo se ejecutarán tareas clave, como: mantenimiento y monitoreo, registro y actualización de activos, reporte de fallas, etc. 

3. Operación y mantenimiento

Aquí el objetivo debe ser dar seguimiento constante al rendimiento de los activos. 

A través del mantenimiento y la supervisión será más sencillo prevenir fallas inesperadas y prolongar la vida útil de los mismos, reduciendo los costos.

Incluso, se puede emplear tecnología para ello, como software de Asset Management, que ayudan a:

• Automatizar registros y seguimiento.
• Generar reportes en tiempo real.
• Programar mantenimientos, etc. 

Algunas plataformas incluso ofrecen dashboards personalizados o alertas automáticas para facilitar la toma de decisiones.

4. Actualización y mejora

Conforme avanza la tecnología y se modifican las necesidades comerciales, es vital considerar actualizar o mejorar los activos empresariales actuales. 

A través de ello, es mucho más sencillo y probable incrementar la eficiencia y mantener la competitividad de la compañía. 

Para lograrlo, es fundamental que tu equipo entienda cómo usar las herramientas que se empleen, así que se debe invertir el tiempo necesario para capacitar a todos los que tengan que utilizarlos. 

5. Evaluación y ajustes continuos

El Asset Management no es un proceso estático. Es importante evaluar los resultados periódicamente, detectar áreas de mejora y hacer ajustes según las necesidades del negocio, los cambios tecnológicos o el entorno del mercado.

Recuerda que una buena estrategia de gestión de activos tiene que ser adaptable y evolucionar junto con tu empresa.

¿Cuáles son los errores más comunes en el Asset Management?

Implementar una estrategia de Asset Management requiere una visión integral, procesos bien definidos y tecnología adecuada.

Sin embargo, muchas empresas cometen errores que afectan su crecimiento, provocando que haya pérdida de activos, paros de operaciones, gastos innecesarios, etc. 

A continuación, te compartimos los 3 errores más críticos que debes evitar, explicados a fondo para que puedas detectarlos y corregirlos a tiempo.

1. Llevar un inventario desactualizado

Este es uno de los errores más comunes, especialmente en empresas donde el control de activos recae en hojas de cálculo dispersas o en listas que nadie revisa con regularidad.

Por ello, se debe optar por tecnología adecuada, que permita tener una visibilidad completa sobre lo que se tiene, dónde está y en qué condiciones se encuentra. Así se evitan errores como: compras duplicadas, gastos innecesarios por reparaciones fuera de garantía, falta de trazabilidad, y más.

Implementar un sistema centralizado de gestión de activos con actualizaciones periódicas (mensuales o trimestrales, según el volumen) ayudará a llevar un registro adecuado y aprovechar al máximo lo que tiene. 

2. Ignorar el ciclo de vida de los activos

Cada activo tiene un ciclo natural: se adquiere, se utiliza, se mantiene y eventualmente se reemplaza o se da de baja. Ignorar este proceso lleva a un mal aprovechamiento del valor del activo y decisiones reactivas.

Por ejemplo, se siguen reparando equipos que son obsoletos o que generan más gastos que beneficios. 

Para no caer en esto, se deben establecer políticas claras sobre las etapas de ciclo de vida, definir rangos de depreciación con base en datos y planificar con anticipación para hacer los cambios en tiempo y evitar emergencias. 

3. No utilizar tecnología especializada

Tratar de gestionar todos los activos de una organización desde un Excel o manualmente puede parecer buena idea, hasta que se posee demasiada información y es difícil gestionarla de forma eficiente.

No contar con la tecnología adecuada puede provocar: errores humanos en los registros, dificultad para generar reportes, información dispersa entre áreas, etc. 

Por ello, se debe optar por un software de Asset Management que se adapte a las necesidades y tamaño de tu empresa. Incluso, algunas opciones se integran con sistemas contables o ERP, facilitando la toma de decisiones. 

¿Quién utiliza los servicios de Asset Management?

La gestión de activos no es exclusiva de grandes empresas. Cada vez más perfiles recurren a este tipo de servicios para mejorar sus resultados financieros. Entre ellos:

Particulares

Muchas personas quieren crecer su patrimonio de manera independiente y el Asset Management es una excelente herramienta para lograrlo, ya que te brinda lo necesario para:

• Planificar el futuro financiero.
• Obtener asesoría para saber el tipo de perfil de inversionista e invertir con base en ello.
• Dejar la toma de decisiones en manos expertas.

Organizaciones

Empresas, fundaciones y otro tipo de instituciones también pueden requerir el servicio de gestión de activos para administrar sus recursos de manera estratégica.

De esta manera, es más fácil que maximicen sus rendimientos y disminuyan los riesgos.

Gracias a esto, se obtienen beneficios como:

• Mayor eficiencia en el uso de capital. 
• Planeación financiera con base en sus metas de negocio y sociales.
• Acceso a soluciones personalizadas, según sus necesidades particulares.
  
  

Instituciones financieras

El Asset Management también es pieza clave para bancos, aseguradoras y gestoras de fondos, ya que suelen ofrecer servicios de gestión de activos.

En este sentido, les ayuda a cumplir con los objetivos financieros de terceros, gestionar efectivamente grandes cantidades de dinero con estructuras de riesgo complejas y asegurar la rentabilidad y el cumplimiento normativo dentro de sus operaciones. 

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