Automatización en la gestión de operaciones

Vivimos en una era digital en la que todo está avanzando de manera veloz y para las empresas, una de esas evoluciones es la automatización para la gestión de sus operaciones, la cual les ayuda a mantenerse competitivas, rentables y, sobre todo, ágiles.

La automatización de procesos es una tendencia que están adoptando la mayoría de organizaciones para lograr el éxito que desean. En este artículo te hablaremos sobre cómo esta herramienta puede ayudarte a gestionar de manera más eficiente las operaciones de tu negocio. 

¿Por qué es importante la automatización en la gestión de operaciones?

El objetivo de la automatización es mejorar el proceso del flujo de trabajo de una empresa, ya que con ella se pueden reducir costos, tiempo, desperdicio, aumentar la productividad, minimizar fallas y controlar en tiempo real los procesos. 

Permite reemplazar las tareas manuales utilizando softwares para que los colaboradores puedan dedicarse a procesos más estratégicos que requieren de mayor tiempo. 

La automatización en la gestión de operaciones es crucial porque, aparte de ayudar en lo que mencionamos anteriormente, hace más fácil la toma de decisiones, permite la escalabilidad y mejora las medidas de cumplimiento.   

Ejemplos de automatización en la gestión de operaciones

Te compartimos algunos ejemplos en los que puedes aplicar la automatización de gestión de operaciones dentro de tu empresa:

Incorporación de colaboradores

Para contratar a nuevo personal, se debe hacer un proceso que requiere muchas tareas como: recopilación de información, formación, verificación de documentos, acceso al sistema, entre otras. 

Con la automatización, el proceso se vuelve más sencillo para los colaboradores y Recursos Humanos, ya que se pueden configurar flujos de trabajo sencillos como la presentación de documentos y listas de comprobación de información. 

Soporte al cliente

Una buena atención al cliente es crucial en cualquier organización y con la automatización puedes responder a sus preguntas de manera instantánea utilizando colaboradores digitales para que tengan la asistencia que necesitan. 

Además, puedes ofrecer atención 24/7.

Gestión de la cadena de suministro

La automatización en la gestión de operaciones mejora la comunicación y coordinación dentro de la cadena de suministro en aspectos como la supervisión en tiempo real de los niveles de inventario, los pedidos automáticos y la programación del mantenimiento de los equipos.

Esta permite tomar esta información de manera automática y generar solicitudes de pedido; asimismo, se puede predecir la cantidad que requerirá.  

Introducción y gestión de datos

Esta es una de las áreas en donde cobra más relevancia la automatización, pues la tarea de recopilar datos e introducirlos en sistemas es muy tediosa y susceptible a errores humanos. 

Por ello, la automatización permite ser más precisos y ahorrar tiempo, así como mejorar la toma de decisiones, pues con tecnologías como Business Analytics y Business Intelligence puedes conocer tendencias con estos datos y crear estrategias más acertadas para tus clientes.   

Beneficios de la automatización en la gestión de operaciones 

La automatización en la gestión de operaciones tiene múltiples beneficios como:

1. Reduce errores

Se reduce la intervención humana y, por ende, los errores, como ingresar datos a los sistemas corporativos, hacer cálculos complejos o la gestión de contratos. Esto también ayuda a mejorar la calidad de los procedimientos. 

2. Disminuye gastos

Es una de las formas más funcionales para ahorrar gastos corporativos, porque disminuye la necesidad de contratar personal para realizar tareas que pueden hacerse con un sistema.

3. Aumenta la productividad

La automatización en la gestión de operaciones permite que los colaboradores se centren en tareas más importantes para la empresa que requieren de mayor atención, detalle y tiempo, lo que contribuye a una mejor productividad y desempeño. 

4. Mejora la toma de decisiones 

Al usar diferentes tecnologías, se mejora la calidad y eficiencia de la toma de decisiones acertadas. Esto también conlleva a desarrollar estrategias más precisas y específicas a las demandas de cada sector.  

5. Mayor agilidad operativa

Acelera los procesos acortando ciclos de producción y eliminando la repetición innecesaria, lo que aumenta la velocidad y la productividad. 

Cómo saber si mi empresa necesita automatización

Realmente cualquier empresa necesita de la automatización. En especial, en áreas para reducir errores y tener procedimientos de mejor calidad. 

Sin embargo, si estás atravesando por alguna de las siguientes situaciones, es más probable que tu organización requiera la automatización:

Mala comunicación

Si alguna de las etapas del proceso se pierde y falla es porque algo no fue comunicado. Con la automatización esto no pasa, pues se notifica a cada uno de los que forman parte del proceso y se realizan actividades de manera automática.

Procesos no estandarizados

Cuando los procesos dentro de tu empresa no están estandarizados, las operaciones tienden a volverse desorganizadas y propensas a errores. 

La falta de un flujo de trabajo claro y consistente genera variabilidad en los resultados, lo que a su vez afecta la calidad del servicio y la productividad general.

Dificultad para encontrar problemas

Si tienes dificultades para identificar problemas en los procesos o áreas de trabajo, esto puede indicar que los sistemas actuales no están proporcionando una visibilidad clara o una forma de monitorear el rendimiento de manera efectiva. 

Sin automatización, los datos importantes suelen estar dispersos, son difíciles de acceder o se recopilan de forma manual, impidiendo obtener una visión precisa y en tiempo real.

La automatización puede resolver este problema al proporcionar análisis de datos automáticos y generar informes detallados que permiten identificar rápidamente cuellos de botella, áreas de ineficiencia, entre otros problemas críticos. 

Toma de decisiones no estratégicas

En muchas empresas, las decisiones se toman con base en intuiciones o datos incompletos, lo que puede resultar en estrategias que no son óptimas o alineadas con los objetivos a largo plazo. Cuando los procesos son manuales o desorganizados, la información disponible para la toma de decisiones a menudo no está bien estructurada ni es lo suficientemente precisa.

La automatización ayuda a solucionar esto al proporcionar datos relevantes en tiempo real y generar análisis predictivos que te permiten tomar decisiones más informadas y estratégicas.

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Como viste, la automatización de la gestión de operaciones no es solo una opción, sino una necesidad para todas las empresas que desean mejorar su eficiencia, reducir costos y optimizar su toma de decisiones. 

Esta permite, además de agilizar procedimientos, crear una estructura más ágil y resiliente ante los desafíos del mercado.

Al trabajar con London Consulting Group, puedes contar con una guía experta y soluciones personalizadas que te ayudarán a integrar las mejores prácticas y tecnologías de automatización en tu empresa. 

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